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Erfolgreich durch das DPR Verfahren

Customer Insight -

In unserem aktuellen Customer Insight möchten wir Ihnen einen Einblick in unsere Tätigkeiten im Rahmen einer Stichprobenprüfung durch die Deutsche Prüfstelle für Rechnungslegung e. V. (DPR) ermöglichen. Gemeinsam mit unserem Mandanten konnten wir die Prüfung erfolgreich ohne Fehlerfeststellung in den zwei Mindestfragerunden abschließen.

Die DPR leitet die Prüfung durch ein Schreiben an die gesetzlichen Vertreter des zu prüfenden Unternehmens ein. Das Unternehmen wird gebeten sein Mitwirken an der Prüfung zu erklären und die Ansprechpartner für die Prüfung zu nennen. Unser Mandant hat sein Mitwirken erklärt und als direkten Ansprechpartner für Rückfragen im Rahmen der Prüfung den Leiter Konzernrechnungswesen benannt. Dies entspricht dem üblichen Vorgehen. Zur selben Zeit erfolgte unsere Beauftragung zur Unterstützung im Rahmen der nun anstehenden DPR-Prüfung.

Nach der Erklärung der Mitwirkung vergehen meist noch wenige Wochen, bevor die erste Fragerunde beginnt. Wir haben diesen Zeitraum genutzt, um noch einmal mit neutraler, externer „Brille“ den Geschäftsbericht des Mandanten zu reviewen und mögliche Angriffspunkte der DPR zu identifizieren. Das können zum Beispiel größere oder geschäftsunübliche Transaktionen und bewertungsintensive sowie in hohem Maße ermessensbehaftete Sondersachverhalte sein. Dieser Review ermöglicht es uns, die Situation des DPR-Prüfers zu simulieren und für einen sachkundigen, externen Dritten ergebende Unstimmigkeiten aufzuzeigen. Durch Erlangung und Aufbereitung der internen Dokumentation waren wir für diese Fälle auf mögliche Fragen der DPR vorbereitet. Besser wäre natürlich bereits ein vom Mandanten veranlasster Review des Abschlusses vor dessen Veröffentlichung.

Parallel haben wir die bestehende Dokumentation des Mandanten zu den damals einschlägigen DPR-Prüfungsschwerpunkten gesichtet, auf Dokumentationslücken untersucht sowie diese behoben.

Nach Eingang des ersten Frageschreibens sind wir dahingehend in Vorarbeit gegangen, dass wir uns zu jeder Frage überlegt haben, welchen fachlichen Hintergrund (einschlägige Standards, Gesetzesgrundlage) diese hat, was die treibende Motivation der DPR hinter der Frage sein könnte (reine Informationsabfrage oder wird bereits ein Fehler impliziert) und welche Unterlagen sinnvoll mitgesendet werden sollten. Danach sind wir mit dem Leiter Konzernrechnungswesen jede einzelne Frage noch einmal durchgegangen und haben unsere Dokumentation um den jeweiligen internen Ansprechpartner und eine gemeinsame Antwortstrategie ergänzt. 

Üblicherweise unterteilt die DPR ihr Frageschreiben in 4-5 Themengebiete mit jeweils 2-5 Detailfragen. Es ist zu betonen, dass die erste Fragerunde primär der Informationsgewinnung dient. Eine zweite Fragerunde ist daher Standard. Als Grundsatz für jede Fragerunde geben wir unseren Mandanten immer mit „nur so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“ an Informationen und Unterlagen bereitzustellen. Ausnahmen mag es geben. Beispielsweise im Fragenkreis zu IFRS 16 und der Bereitstellung von Fachkonzepten und Implementierungsdokumentationen. 

Auf Wunsch des Mandanten haben wir zudem in der Formulierung oder dem Review der Antworten sowie in der Auswahl der mitzusendenden Unterlagen unterstützt. In der Regel werden dem Unternehmen je Fragerunde ca. zwei Wochen eingeräumt. Notwendige Fristverlängerungen, zum Beispiel aufgrund der Abwesenheit wichtiger interner Ansprechpartner, sollten frühzeitig mit der DPR abgestimmt werden.

Je nach Umfang der Antworten wird frühestens 3-4 Wochen später das zweite Frageschreiben mit deutlich geringerer Anzahl an Fragen eingehen, die dafür aber konkreter sind. Auch hier haben wir unseren Mandanten wieder bei der Formulierung oder dem Review der Antworten sowie dem Zusammentragen und Aufbereiten der Anlagen unterstützt. Insbesondere in dieser intensiveren zweiten Fragerunde bringen wir unser IFRS-Know-how sowie unserer langjährige Enforcement-Expertise ein, um die notwendige Antwortqualität sicherzustellen und das Verfahren, wie im zugrundeliegenden Fall, nach der zweiten Fragerunde erfolgreich abzuschließen. 

Wir empfehlen allen Unternehmen sich bereits frühzeitig mit einer möglichen DPR-Prüfung auseinanderzusetzen und nicht erst das Schreiben der DPR abzuwarten. Insbesondere Börsenneulinge oder indizierte Unternehmen, deren letzte DPR-Prüfung schon mehr als drei Jahre zurückreicht, sollten sich zeitnah auf eine DPR-Prüfung vorbereiten.

Tipps zur Vorbereitung auf einen effizienten Prüfungsprozess:

  • Stellen Sie schon während der Abschlusserstellung sicher, dass die Dokumentation zu Bilanzierungssachverhalten im Rahmen der neuen Prüfungsschwerpunkte in transparenter und vollständiger Form vorliegt. Gleiches gilt für zuvor beschriebene Sondersachverhalte, die sehr wahrscheinlich die Aufmerksamkeit eines DPR-Prüfers auf sich ziehen
  • Verstärker Fokus auf Konsistenz in der Berichterstattung
  • Fehlerfeststellungen können durch eine adäquate Vorbereitung erheblich reduziert werden 
  • Qualitätsreviews der Jahresfinanzberichte durch von Abschlusserstellung und -prüfung unbeteiligter Dritter bieten den Vorteil eines unvoreingenommenen „frischen Auges“. Sie ermöglichen die Situation des DPR-Prüfers zu simulieren und für einen sachkundigen, externen Dritten ergebende Unstimmigkeiten zu identifizieren

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
 

Ansprechpartner
 Dr. Christian Herold Partner