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Herausforderungen bei der Implementierung eines TAX IKS

Business Insight -

Aggressive Steuergestaltungen und Steuervergehen von Unternehmen stoßen in der öffentlichen Wahrnehmung auf immer weniger Akzeptanz. Steuerhinterziehung gilt schon lange nicht mehr als „Kavaliersdelikt“ und wird von den Strafverfolgungsbehörden immer strenger nachverfolgt und geahndet. Bei gleichzeitiger Zunahme der Komplexität der Steuersysteme wird es immer schwerer abzugrenzen, ob Steuernachzahlungen aufgrund aufgedeckter Fehler als Folge von vorsätzlichem Handeln der Unternehmen oder aufgrund von unbeabsichtigten Arbeitsfehlern entstehen.

Mit dem Anwendungserlass zu § 153 AO hat das BMF die Steuerpflichtigen darauf hingewiesen, dass ein eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten hierbei ein wesentliches Kriterium sein kann. Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat im Praxishinweis 1/2016 die Anforderungen an ein solches Kontrollsystem konkretisiert.

Wir unterstützen namhafte Unternehmen und Konzerne verschiedenster Branchen bei der Implementierung innerbetrieblicher Kontrollsysteme zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten im Rahmen von „Steuer IKS“-Projekten. Im Wesentlichen geht es dabei um die Identifizierung relevanter steuerlicher Pflichten und damit zusammenhängender Risiken sowie die Festlegung erforderlicher Kontrollen zur Begrenzung dieser Risiken. Grundvoraussetzung hierfür ist die Schaffung von Transparenz über die steuerrelevanten Organisationsstrukturen und Abläufe im Unternehmen.

Ziel eines Steuer IKS ist es, die fristgerechte Abgabe richtiger Steuererklärungen und Steueranmeldungen sowie die Erfüllung der sonstigen steuerlichen Pflichten zu gewährleisten.  Für den Fall, dass dennoch Arbeitsfehler in einer vom Unternehmen abgegebenen Steuererklärung entdeckt werden, können die Unternehmen durch Nachweis eines angemessenen und wirksamen Steuer IKS den möglichen Vorwurf der Steuerhinterziehung entkräften und strafrechtliche Konsequenzen vermeiden. Der enthaftende Nachweis kann in der Regel nur geführt werden, wenn das Steuer IKS, seine Angemessenheit und seine Wirksamkeit (hierbei insbesondere die Nachweise der durchgeführten Kontrollhandlungen) auch dokumentiert vorliegen.

Bei der Durchführung eines Steuer IKS-Projekts bei einem großen Unternehmen mit mehr als 6.000 Mitarbeitern waren bereits umfangreiche Prozesse und Kontrollen implementiert, die die Abgabe korrekter Steuererklärungen und -anmeldungen sicherstellen sollten. Dies ist der Regelfall. Allerdings hatte sich schon bei ersten Vorgesprächen herausgestellt, dass gegenüber den Anforderungen an ein Steuer IKS und seine Dokumentation Lücken vorlagen. Daher startete das Projekt zunächst mit einer systematischen Gap-Analyse. Als Ergebnis dieser Analyse wurde ein Stärken-Schwächen-Profil über alle relevanten Steuerarten erstellt, das für alle identifizierten Schwachstellen konkrete Handlungsempfehlungen vorsah.

Auf Basis der Schwachstellen und Handlungsempfehlungen sowie der verfügbaren Ressourcen wurde dann gemeinsam das konkrete Zielbild des angestrebten, angemessenen Steuer IKS sowie das weitere Vorgehen zur Implementierung festgelegt. Die Herausforderung liegt hierbei regelmäßig in der effizienten, strukturierten Dokumentation der steuerrelevanten Prozessschritte, der systematischen Identifizierung aller relevanten Risiken und erforderlichen Kontrollen und letztlich in der Schließung der erkannten Lücken. Dazu wurden zunächst die Prozesse mit ihren Risiken und Kontrollen innerhalb der Steuerabteilung dokumentiert und teilweise neu strukturiert.

Anschließend wurden dann die vorgelagerten operativen Prozesse außerhalb der Steuerabteilung adressiert. Diese haben ebenfalls wesentliche Auswirkung auf die Qualität der Daten und Informationen, welche in die Steuererklärungen und -anmeldungen einfließen. Die Herausforderung bei der Implementierung von Teilen des Steuer IKS in den operativen Prozessen ist zum einen, dass den Mitarbeitern vieler Abteilungen oft nicht bewusst ist, dass die von ihnen erfassten Daten (z.B. Stammdaten) steuerrelevant sind und dass Informationen von ihnen bei der Datenerfassung unbewusst steuerlich gewürdigt werden (z.B. durch die Eingabe von Steuerschlüsseln oder Bestätigung von Workflows). Zum anderen muss erst einmal herausgefunden werden welche Abteilungen überhaupt von welchen steuerlichen Themenbereichen betroffen sind.

Um auch außerhalb der Steuerabteilung ein sehr zielgerichtetes, effizientes Vorgehen sicherzustellen haben wir zunächst die Betroffenheit aller Abteilungen abgefragt und ausgewertet. In anschließenden 2-3stündigen Workshops, wurden dann anhand unserer Musterprozesse die für das Unternehmen steuerlich relevanten Prozessschritte mit ihren Risiken und vorhandenen Kontrollen herausgearbeitet. Im Rahmen dieser komprimierten Workshops wurden auch erforderliche Prozessanpassungen sowie erforderliche neue Kontrollen und Kontrollanpassungen vereinbart.

Auf Basis der Protokolle der Workshop-Ergebnisse wurden anschließend die steuerlichen Richtlinien überarbeitet und durch strukturierte Beschreibungen der verpflichtenden steuerrelevanten Kontrollen und der Abteilungen, in denen sie anzuwenden sind, ergänzt. Alle steuerlich relevanten Risiken und Kontrollen wurden anschließend in eine Risiko-Kontroll-Matrix übertragen, die als Instrument zu Überwachung und Nachweis des Steuer IKS dient.

Schließlich wurde gemeinsam mit der Steuerabteilung noch ein Prozess zum strukturierten steuerlichen Risikomanagement mit regelmäßiger Information an die Geschäftsleitung sowie ein Prozess zur Überwachung und kontinuierlichen Verbesserung festgelegt und eine zusammenfassende Beschreibung des implementierten Steuer IKS erstellt. Diese dient zukünftig einerseits als Nachweis des Steuer IKS und andererseits auch als Basis für die Überwachung der Wirksamkeit des implementierten Steuer IKS.

Im Rahmen des Projektes wurden die Vorgehensweisen soweit möglich und sinnvoll in Anlehnung an bestehende IKS- und Risikomanagementinstrumente festgelegt, um das Steuer IKS in das unternehmensweit bestehende Risikomanagementsystem zu integrieren.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass Tax Compliance nicht nur eine Aufgabe der Steuerabteilung ist, sondern eine Aufgabe die alle Unternehmensbereiche betrifft. Die Einrichtung eines Steuer IKS ist vom Aufwand her nicht zu unterschätzen. Ein angemessenes, schlankes Steuer IKS kann jedoch die angestrebte enthaftende Wirkung entfalten und gleichzeitig die operative Organisation unterstützen, statt sie zu behindern. Um dies zu erreichen muss bei der Einführung des Steuer IKS neben fundiertem steuerlichen Know-how insbesondere auch umfassende Erfahrung bzgl. der Implementierung von internen Kontrollsystemen zum Einsatz kommen.

Wem das zu aufwendig erscheint, dem mag die Aussage von Paul McNulty (U.S. Deputy Attorney General) zu denken geben: „If you think compliance is expensive, try non compliance.”